Personuppgiftshantering

Personuppgiftsansvarig:

Södertälje Båtsällskap (SBS), 815600-2548
Torpavägen 2
151 38 Södertälje

E-post: Styrelsen@sodertaljebs.se

Södertälje Båtsällskap hanterar följande uppgifter

För Medlemmar/Funktionärer/förtroendevalda lagras följande information i BAS-systemet
Denna information ansvarar medlemmen själv för att hålla uppdaterad via sin personliga inloggning i BAS.

  • Kontaktinformation så som namn, adress, telefonnummer och e-postadress
  • Personnummer
  • Betalda och utestående fakturor
  • Förenings- och eller funktionärsaktivitet
  • Medlemskap i Svenska Båtunionen

 

För Medlemmar/Funktionärer/förtroendevalda lagras följande information i Lönesystem, Låssystem samt föreningens digitala arkiv

  • Kontonummer lagras i föreningen lönesystem (gäller endast de som begärt / mottagit ersättningar för utfört arbete på klubben)
  • In- och utpasseringsuppgifter via föreningens låssystem
  • Foton och bildupptagningar

 

För Kunder lagras följande information i BAS-systemet  (ex. vid försäljning av material)

  • Kontaktinformation, så som namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
  • Beställningshistorik
  • Betalningshistorik

 

Rättslig grund

  • Som medlem behandlar SBS dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1b Avtal. När du anmäler dig som medlem till föreningen eller betalar din medlemsavgift ingår du ett avtal om medlemskap med SBS.
  • Som funktionär/förtroendevald behandlar SBS dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1a samtycke. När du anmäler dig som funktionär/förtroendevald, samtycker du till att vi behandlar dina uppgifter för den aktivitet/förtroendeplats du anmält dig till.
  • Som kund behandlar SBS dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1b Avtal. När du gör ett köp hos SBS ingår du ett köpeavtal med SBS.
  • Personuppgifter som sparas i föreningens arkiv behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1f, ett berättigat intresse. SBS har ett berättigat intresse att bevara kunskapen om föreningens verksamhet och behöver därför bevara en del av ovanstående uppgifter.
  • Personuppgifter som behandlas i samband med utbetalning av ersättning sparas i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1c, rättslig förpliktelse, i detta fall bokföringslagen.
  • Personuppgifter som rör betalningar hanteras i enlighet med Dataskyddsförordningen 6.1c Rättslig förpliktelse, i detta fall Bokföringslagen.

Användning

  • Dina uppgifter används för att SBS ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig som medlem eller kund. Såsom ge dig medlemsservice, information, exempelvis skicka ut fakturor och leverera beställda varor, exempelvis introduktionsmaterial.
  • Dina uppgifter används för att SBS ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig och för att kunna genomföra den aktivitet som du är anmäld till, för att kunna ge dig den information du behöver och eventuell ersättning.
  • Dina uppgifter kan komma att användas och spridas publikt om det behövs för aktivitetens genomförande. Denna information kommer att finnas på anmälan till aktiviteten.
  • Uppgifter som har dokumenterats i protokollförda styrelsebeslut sparas i föreningens arkiv.
  • Dina uppgifter sparas även för att SBS ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot gällande lagstiftning, exempelvis Bokföringslagen.
  • Personuppgifter så som namn, föreningsaktivitet, foton, ljud och bildupptagningar som dokumenterar föreningens verksamhet och aktiviteter kan komma att sparas i föreningens arkiv.
  • SBS använder INTE dina uppgifter till automatiserat beslutsfattande eller profilering.
  • SBS använder INTE dina uppgifter till direkt marknadsföring.

Hantering av uppgifter

Dina personuppgifter hanteras av SBS:s styrelsemedlemmar och funktionärer.

Utöver dessa kan även SBS:s personuppgiftsbiträden hantera dina uppgifter på uppdrag av SBS.
Ett personuppgiftsbiträde är en fysisk person eller ett företag/organisation, som på uppdrag av SBS hanterar SBS:s personuppgifter.

SBS:s personuppgiftsbiträden:

BAS – Båtunionens AdministrationsSystem (http://bas.batunionen.se)
Lönesystem – www.fortnox.se
In- och Utbetalningar – Swedbanks Internetbank (https://www.swedbank.se)

Lagring av uppgifter

Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom Sverige och i viss mån inom övriga EU/EES.
De kan dock i vissa fall överföras till och behandlas i länder utanför EU/EES, beroende på var personuppgiftsbiträdenas servrar är placerade.

SBS är fast besluten att alltid skydda dina personuppgifter och därför kommer SBS att vidta alla rimliga rättsliga, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert och med en adekvat skyddsnivå som är jämförbar med och på samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Lagringstid

  • Generellt sparar SBS dina personuppgifter endast så länge som uppgifterna behövs för att SBS ska kunna uppfylla avtalsförpliktelser, samt så länge som är obligatoriskt på grund av lagkrav.
  • SBS sparar dina personuppgifter endast så länge som uppgifterna behövs för att SBS ska kunna uppfylla avtalsförpliktelser gentemot dig som medlem.
  • Uppgifter som rör betalningar och fakturor, utbetalningar, löner mm sparas enligt bokföringslagens krav i 7 år, både digitalt och som papper i arkivboxar i låst utrymme.
  • Anställningsavtal sparas så länge anställningsförfarandet existerar, där efter i minst 10 år innan avtalen kan gallras ut ur SBS:s arkiv.
  • Avtal sparas under avtalets giltighet och där efter i 10 år, innan de normalt gallras ut ur SBS:s arkiv.
  • SBS sparar dina personuppgifter endast så länge som uppgifterna behövs för SBS ska kunna handlägga ditt ärende. Därefter raderas de uppgifter som inte behöver sparas enligt nedan.
  • Personuppgifter som har dokumenterats i protokollförda styrelsebeslut sparas i föreningens arkiv.
  • Personuppgifter som dokumenterats för att bevara information om SBS:s verksamhet och aktiviteter för framtiden, kan komma att sparas i föreningens arkiv.

Dina rättigheter

Det är SBS:s skyldighet att endast hantera korrekt, relevant och nödvändig information, för att kunna utföra våra åtaganden till dig.

  • Du har rätt att få information om behandlingen av dina personuppgifter (registerutdrag)
  • Du har rätt att begära att felaktiga uppgifter rättas.
  • Du har rätt att begära att få dina uppgifter raderade.
    • Om SBS inte kan radera vissa uppgifter på grund av lagliga åtaganden eller att innebär en alltför betungande insats, har du rätt att få veta vilka uppgifter som inte kan raderas och av vilken anledning.
  • Du har rätt till få ut dina uppgifter i ett strukturerat, allmänt användbart, maskinläsbart och kompatibelt format. SBS använder sig av Excel (.xlsx).
  • Du har rätt att göra invändningar mot användandet av dina personuppgifter.

Klagomål

Den som anser att SBS behandlar uppgifter om honom eller henne i strid med dataskyddsförordningen kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

Skadestånd

En person som har lidit skada på grund av att hans eller hennes personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan ha rätt till skadestånd av den eller de personuppgiftsansvariga som medverkat vid behandlingen.

Begära information, rättelser, radering eller meddela invändning gällande hantering av uppgifter.

Du kan begära ut information, rättelser, radering eller meddela invändning gällande hantering av dina personuppgifter skriftligt via brev eller elektroniskt via e-post (styrelsen@sodertaljebs.se).

SBS ska inom 1 månad lämna svar från det att begäran inkommit till SBS.

Om SBS av någon anledning inte kan utföra det du önskar ska SBS inom samma tidsram meddela dig vad som ej kan utföras och av vilket skäl.

När du kontaktar oss får du svara på motfrågor om dina personuppgifter för att vi ska kunna säkerställa vem du är innan vi lämnar ut information om vad som finns sparat hos oss.